Las cualidades las podemos dividir con el criterio enunciado como de las “3C”: CAPACIDAD, CONDUCTA Y CAPITAL.
CAPACIDAD: Implica dos problemas capacidad técnica y capacidad legal.
La capacidad técnica o capacidad de repago: es fundamental, porque lo importante no es que un cliente tenga patrimonio suficiente para responder con él en caso de quiebra, porque entendemos que si se vende pensando en la posibilidad de tener que cobrar en un juicio es preferible no vender.
Lo que busca es que el posible cliente tenga la capacidad técnica suficiente como para hacer rendir al negocio instalado, obteniendo con las mercaderías que se le entregan ganancias que le posibiliten mejorar su patrimonio y pagar a sus proveedores.
Por lo tanto, el requisito más importante para analizar es la capacidad de pago, que tiene el cliente de acuerdo a la rentabilidad que genera su negocio.
La mayoría de nosotros no tiene conciencia de sus defectos e incapacidades.
Muchos empresarios aumentan las proporciones de su pequeño comercio, que dentro de esa reducida capacidad marchaban bien, sin tener condiciones para manejar una gran empresa, y al poco tiempo se hallaron ante una difícil situación, atribuible a su falta de conocimientos para dominar la técnica del manejo de un emporio empresario.
Con esto, queremos significar que el crédito que merece una persona por su capacidad no es ilimitado, sino que está limitado, y así un cliente puede ser un buen riesgo de $ 10.000 y pésimo riesgo de $ 100.000.
Capacidad legal para concretar negocios: ¿Cuántas empresas comienzan a trabajar con clientes de los que no conocen el contrato social o estatuto, y no saben cuál es su capital integrado, y el objeto específico de la misma, y muchas veces ni siquiera el nombre o membrete con que actúa?
Mucho más grave es el caso de las personas que representan al cliente, pues hemos encontrado escasos proveedores que solicitan a sus clientes el registro de las firmas de los apoderados, con poder suficiente para obligarlos, y copia de los poderes otorgados.
Si en cada empresa preguntáramos a los gerentes de crédito si saben quienes son las personas que firmarán los pagarés o cheques de sus clientes, nos encontraríamos con ingratas sorpresas pues no solamente no saben que capacidad legal tenían ellos para obligar al cliente, sino que tampoco la mayoría de las veces se sabe quien firmó pues la firma es ilegible.
No es necesario que este control se efectúe sobre todas las cuentas, pues es posible que el costo no se relacione con el beneficio, pero si es imprescindible que se haga con los clientes más importantes, aquellos que implican una gran proporción sobre el monto de ventas.
Para el hombre de Créditos el estudio de los Estatutos, Contratos y Poderes de las empresas con que trabaja es de suma importancia, por cuanto de ellos surgen la capacidad de las mismas para obligarse respecto a terceros y quiénes lo pueden hacer en representación de las empresas.
De los Estatutos o Contratos surge, quienes tienen poder para representarla y de la mayor o menor amplitud de estos últimos, el grado de compromiso que pueden contraer los administradores. Los poderes se otorgan por escritura pública y pueden ser generales, amplios o especiales para acciones determinadas, por lo que habrá que analizar la capacidad para contratar de quien firme documentación o contraiga compromisos con los proveedores para evitar equívocos.
CONDUCTA: Es el análisis de la actuación a través del tiempo del cliente, lo que por supuesto no da una seguridad mayor con respecto al futuro, pues se conocen grandes fraudes cometidos por hombres de conducta intachable en el pasado inmediato. Sin embargo, es indudable que, una actuación correcta a través de un lapso prolongado, acuerda una base para pensar que en el futuro continuará siendo un buen riesgo de crédito.
Por eso, es recomendable que el gerente de créditos tenga en cuenta el concepto que el cliente merezca en la colectividad, además de su manera de actuar. Generalmente, alguien que ha llegado a ser merecedor de un cierto prestigio, procurará mantenerlo aunque más no sea como satisfacción personal.
CAPITAL: La posición financiera del cliente es determinada en primer lugar por los estados contables del cliente, y más que los estados contables del último año, por el análisis de los estados contables de por lo menos tres ejercicios, para poder determinar así la tendencia de los negocios.
La mayoría de las empresas solicita estos balances solamente cuando se comienzan las operaciones. Ello es un grave error, por dos razones:
pierde la posibilidad de extraer datos jugosos sobre la marcha de la empresa
genera en la mente del cliente la idea de desorganización del proveedor
La mayoría de los proveedores con el balance en sus manos no saben qué hacer, entienden que el análisis de los estados contables es una labor larga y penosa con escasos resultados, cuando en realidad, bien planificado, es una tarea sencilla y rápida y permite obtener conclusiones importantes sobre la gestión de la empresa.
El pedido de balances es útil, en el caso que se le de crédito a grandes empresas. Pero no lo es en el PyMES. Porque:
No reflejan la realidad de la empresa ya que hay muchas ventas que este tipo de empresas realizan, que por cuestiones obvias, no se encuentran informadas.
Muchas empresas desvirtúan el contenido de los balances por una cuestión impositiva.
Por otra parte, el balance tiene limitaciones técnicas que hace que no sirva como elemento único para el estudio de la situación financiera y, por ello, el gerente de créditos debe complementarlo con informes que recabe de otras firmas de plaza, de agencias informativas, de cámaras gremiales e informes comerciales.
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