Administración del tiempo: causas que producen pérdida de tiempo

Una investigación reciente, ha demostrado que si le propusieran la confección de una lista de motivos conocidos de la pérdida de tiempo presentaría una lista A; situaría primero las influencias externas, y sólo después admitiría sus propias culpas.

Después de una profunda deliberación sobre el tema, es probable que presentara una lista similar a la de la lista B, donde se aprecia que casi todas las faltas están dentro de uno mismo.


LISTA A

1. Información incompleta para dar con la solución.
2. Empleados con problemas.
3. Falta de delegación.
4. Teléfono.
5. Tareas rutinarias.
6. La hora del almuerzo.
7. Interrupciones.
8. Reuniones.
9. Falta de prioridades.
10. Dirección por crisis.
11. Atender personalmente a las personas.
12. Actividades externas.
13. Malas comunicaciones.
14. Errores.


LISTA B

1. Intentar demasiado de una sola vez.
2. Tiempo poco realista.
3. Dedicarle demasiado tiempo a las cosas.
4. Falta de organización.
5. No escuchar con atención.
6. Hacerlo yo mismo.
7. Incapaz de decir que no.
8. Rehusar que otros lo hicieran.
9. Delegar responsabilidades sin dar autoridad.
10. Involucrar a todo el mundo.
11. Saltear la cadena de mando.
12. Decisiones tomadas de golpe.
13. Culpar a otros.
14. Actividades personales y extremas.


Entonces podemos concluir que los factores más importantes de pérdida del tiempo son:

1. Indecisión o dilatación.
2. Incapacidad para decir “no”.
3. Carencia o insuficiencia en la planificación, la fijación de los objetivos o
la determinación de las prioridades.
4. Carencia o insuficiencia de delegación.
5. Falta de claridad y precisión en la comunicación.
6. Información incompleta o atrasada.
7. Interrupciones por llamadas telefónicas.
8. Interrupciones por visitas inesperadas.
9. Reuniones excesivas, improductiva o mal planificadas
10. Frecuentes situaciones de emergencia.
11. Imprecisión en las áreas de responsabilidad y las líneas de autoridad.
12. Encarar demasiadas cosas al mismo tiempo.
13. Falta de organización personal.
14. Dejar las cosas sin terminar o para después.
15. Colaboradores inadecuados o sin capacitación necesaria.
16. Papeleo.
17. Detallismo excesivo.
18. Mecanismos inapropiados para la toma de decisiones.
19. Normas o procedimientos contradictorios.
20. Equipamiento obsoleto o insuficiente.
21. Personal muy dependiente.
22. Desorden de la información (falta de archivos, subutilización de la PC).
23. Desconocimiento de la técnica de gestión.



Su actual problema de tiempo probablemente ha surgido por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo, dejar los informes para el último minuto, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar (usted afirma que es más rápido) y otros muchos. En otras palabras, trate de perder los viejos hábitos y de adquirir una serie de nuevos y buenos.

Deshágase de la bandeja de cosas pendientes. Escriba respuestas cortas y rápidas en los informes que reciba anotándolas en los mismos informes de los que sacará luego una fotocopia. Devuelva el original del emisor. Utilice su PC y su correo electrónico, en lugar de escribir cartas a mano que deberán ser "decodificadas" y escritas a máquina por la secretaria. Aprenda la lectura rápida. Lea selectivamente. Bloquee a los que le interrumpen, evitando la nefasta política de "puertas abiertas".

Regule las visitas y los visitantes. Deje que la secretaria se cuide de organizar sus citas y siempre que sea posible reciba sólo a quienes tuvieran cita previa. El teléfono: deje que la secretaria tamice todas las llamadas que lleguen y deje que ella haga sus propias llamadas. Reuniones: celebre sólo aquellas que sean la forma más eficaz de comunicación con los demás.

Para ver más sobre este tema le recomendamos nuestro curso "Administración del tiempo"