La responsabilidad de un empresario o directivo respecto a una determinada situación no termina con la toma de la decisión; continúa hasta que la decisión ha sido puesta en práctica de forma eficaz y eficiente.
Sería de utilidad que antes de seguir leyendo vea el artículo anterior “Es importante la estrategia pero también lo es la ejecución”.
Por muy preciso, juicioso, lógico, racional y exhaustivo que haya sido el proceso de decisión, la responsabilidad del directivo no concluye en el momento de la toma de la decisión y su subsiguiente «orden» de implantación.
La realidad es que:
Encontrar la solución para un problema no significa, para nada, que el problema se haya solucionado. Sólo que se está ¡a mitad de camino!
Podemos ver que, en la práctica:
A pesar de que en el proceso de la toma de decisión se consideran algunos aspectos relacionados con la implantación de la decisión, la verdad es que sólo después de tomada la decisión es cuando los directivos se preocupan por todos los detalles propios de su ejecución.
Esto implica que la implantación de la decisión debe ser considerada como un paso más, adicional y necesario, de la propia decisión. En este paso final, los directivos eficaces procuran encontrar la forma de:
• Minimizar las desventajas de la opción seleccionada.
• Maximizar sus ventajas y beneficios.
Pero, además, la responsabilidad de los empresarios y directivos continúa hasta verificar que se han logrado los resultados previstos en la decisión; es decir, que se han alcanzado los objetivos establecidos inicialmente.
Haga una prueba:
Piense un poco en su empresa, recapitule todas las decisiones que se tomaron durante el último año y determine, de todas ellas, a cuáles se les ha dado seguimiento, hasta verificar la consecución final, eficaz y eficiente de sus objetivos.
Si responde que en un cien por cien, ¡lo felicitamos!, porque no es lo usual. Pero, ¿no ha escuchado o dicho usted alguna frase como: «pero, qué ha pasado con lo que decidimos sobre...?», para encontrarse con que nadie le podía dar una respuesta precisa. Si esto sucede con frecuencia, o usted no ha podido contestar con un «en un cien por cien» en la prueba anterior: ¡CUIDADO!
Es muy posible que en su empresa:
• Se esté desperdiciando gran parte de los recursos invertidos en los procesos de toma de decisiones (humanos, tiempo, dinero).
• Se esté fomentando el desorden y la irresponsabilidad entre los mandos medios y empleados, quienes perciben, con mucha claridad y rapidez, que en la empresa se deciden las cosas, pero nadie se preocupa por su cumplimiento.
• Se estén tomando decisiones contradictorias o tratando de solucionar problemas para los que, poco tiempo atrás, se habían tomado ya las correspondientes decisiones.
Los problemas anteriores sólo se solucionan con un buen sistema de implantación, seguimiento y control de las decisiones tomadas.
¿Qué sucede cuando a las decisiones no se les da el debido seguimiento?
La ausencia de un eficaz sistema de implantación, seguimiento y control de las decisiones provoca:
• Desperdicio de recursos
• Fomento del desorden y la irresponsabilidad
• Toma de decisiones contradictorias
• Traslado de decisiones
Implantación: el plan de acción
Una vez tomada una decisión, es necesario diseñar un plan de acción que permita implantarla adecuadamente. El diseño y ejecución de este plan es tan importante como la propia toma de decisión. En el diseño de dicho plan deben considerarse, por lo menos, los siguientes aspectos:
• Personas que se implicarán en la implantación.
• Personas que se verán afectadas por la decisión adoptada.
• Cuáles serán las acciones específicas que se ejecutarán.
• De qué forma se comunicará la decisión y el curso de acción a los implicados en su implantación y a los afectados por la decisión.
• En qué momento deberán ejecutarse las acciones (cronograma o calendario de actividades).
• Dónde deberán realizarse las acciones.
• De qué forma se ejecutarán.
• Qué se necesita para lograr que las acciones se ejecuten.
Lo ideal es incluir todos los detalles del plan de acción en un único cuadro o control general que permita una visión rápida y actualizada, en cada momento, de lo que está sucediendo.
Mantenga siempre presente en su mente que el plan de acción mejor elaborado puede fallar por diferentes causas: un empleado clave que enferma, un proveedor que no entrega los materiales a tiempo, etcétera.
En consecuencia, recuerde que las fechas que usted incluye en su plan son sólo fechas-objetivo. Es muy posible que la decisión y el plan de acción deban ser revisados o, incluso, reelaborados; en consecuencia, la implantación de la decisión debe ser concebida como un proceso que puede incluir una cierta dosis de flexibilidad.
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Espero tu comentario.
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