Mudas en los procesos administrativos

El sistema Kaizen de mejora continua tiene como uno de sus pilares fundamentales la lucha continua en la eliminación de desperdicios y despilfarros (mudas en japonés).

Una lucha implacable y sin respiro en la necesidad de eliminar los factores generadores de improductividades, altos costos, largos ciclos, costosas y largas esperas, desaprovechamiento de recursos, pérdida de clientes, y defectos de calidad, todo lo cual origina la pérdida de participación en el mercado, con caída en la rentabilidad y en los niveles de satisfacción de los consumidores. Duplicación de tareas, en parte por falta de información compartida.

A continuación un resumen de las posibles mudas que se pueden presentar en los procesos administrativos:

Exceso de movimientos y traslados, en parte como resultado de la mala disposición física

Tiempos muertos de papelería (trámites que en realidad duran 5 minutos tienen tiempos de espera en escritorios o papeleras de horas hasta días o semanas).

Excesiva subdivisión de procesos y/o actividades.

Falta de trabajo en grupos o equipos de trabajo.

Ineficiencia de control interno, lo cual ocasiona 4 tipos de problemas:
posibles fraudes externos contra la compañía,
posibles fraudes internos,
información poco confiable o inexacta a los efectos de la toma de decisiones, y
falta de cumplimiento a normativas de organismos oficiales

Excesiva cantidad de formularios, con duplicación de información y/o innecesarios
Formularios mal diseñados
Excesivo inventario / stock de formularios
Tareas, procesos y /o actividades innecesarios
Actividades o procesos complejos
Falta de información, y administración por excepción
Listados de cómputos: innecesarios y/o mal diseñados
Información fuera de tiempo y/o inexacta

Sobre-estructura organizativa. Ello puede ser el resultado de excesivos actividades manuales, tramos de control demasiados cortos, falta de empowerment, carencia de objetivos organizacionales claramente definidos o política de sobre-empleo.

Software: inadecuado, no parametrizable, de lenta ejecución, no adaptado a las características de la empresa o del negocio.

Cuellos de botella originados en: concentración o centralización de decisiones y/o autorizaciones, excesivo número de firmas autorizantes, cantidad de elementos críticos escasos en función de las necesidades -llámense: computadoras, impresoras, fotocopiadoras y procesos de cómputos.

Averías y falta de mantenimiento en computadoras, impresoras, sistema lumínico, teléfonos.

Falta de resguardo de datos informáticos.

Deficiente supervisión, carencia de liderazgo y ausencia de motivación.

Deficiente capacitación del personal

Excesivos niveles de estandarización o normativas internas

Exceso de informes internos

Exceso de reuniones internas y/o interrupciones externas

Falta de sistematización en los archivos documentales, y el tiempo que se requiere para la localización de documentación

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"Como eliminar las actividades que no agregan valor (5S y Mudas)"