Ventajas y riesgos que brindan los presupuestos

Ventajas:

a) Motiva a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.

b) Propicia que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización.

c) Cuando existe la motivación adecuada, incrementa la participación de todos los niveles de la organización.

d) Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.

e) Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía.

f) Exige que todos los sectores coordinen sus actividades para una planificación armónica de la empresa en su conjunto.

g) Obliga a realizar un autoanálisis periódico.

h) Facilita el control administrativo.

i) Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional, a fin de mejorar la empresa.

j) Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia en las operaciones.

k) Promueve la eliminación de la incertidumbre entre los niveles más bajos de dirección, respecto de las políticas básicas de la empresa.

l) Mide el grado de cumplimiento respecto de las metas establecidas.
m) Permite que los ejecutivos se liberen de gran cantidad de problemas habituales, mediante la instrumentación de políticas preestablecidas y claras relaciones jerárquicas, brindándoles mayor tiempo para las tareas de planificación y creatividad.

No todo es color de rosa. En los presupuestos también existen riesgos y problemas inherentes a la misma herramienta. Veamos, a continuación, muy brevemente algunos de ellos:

• Acolchonamiento: Hay quienes al presupuestar los gastos de su sector los elevan más allá de lo necesario porque saben que luego se los reducirán, o para mostrar en la ejecución presupuestaria ahorros al comparar que los gastos reales son menores que los presupuestados y "vender" una gestión austera y controlada de los costos. Lo mismo sucede con los ingresos (ventas). Hay comerciales que estiman una cantidad de venta bastante menor a la que creen, de modo que luego puedan mostrar que alcanzaron las metas y que algunas veces hasta las pasaron, o para que el nivel de exigencia en el logro de las metas "no los mate".

• Desmotivación: El fijar metas inalcanzables o fuera de contexto puede hacer que los responsables y los empleados se desmotiven, ya que "no pueden luchar contra los molinos de viento".

• Freno a la mejora continua: Quienes alcancen los objetivos indicados, tanto monetarios como de actividad y producción, pueden no verse motivados a introducir mejoras o efectuar mayores ahorros, ya que los objetivos se alcanzaron.

• Seccionalización de la empresa: Un sector puede no verse interesado en ayudar a otro ya que está muy metido en el logro de sus propios objetivos o compite directa o indirectamente con el otro ya sea por los recursos de la empresa o por prestigio de ser el responsable que mejor ejecutó el presupuesto.

• Desactualización: En entornos muy dinámicos suele darse el caso de que se obtenga un presupuesto luego de varios meses de trabajo y ya se haya vuelto obsoleto porque muchas de las variables y premisas han cambiado significativamente.


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