Podría decir que el gran desafío de la capacitación empresarial es lograr la transferencia a la tarea. Esto es conseguir que el alumno no sólo agregue conocimientos nuevos, sino que produzca resultados, que cambie su manera de trabajar, que incorpore habilidades que le permitan hacer mejor su tarea, o incluso estar en condiciones de hacer tareas nuevas.
¡La mayoría de las capacitaciones se desperdician por no conseguir ningún resultado! Transcurre un tiempo y todo queda en el olvido… ¡Tienes que hacer algo para detener esta fuga de recursos!
Quisiera en este artículo darte algunas pautas para que puedas hacer más efectivas tus capacitaciones, a tal punto que puedas transformarlas en resultados. Las he resumido en 5 pasos.
PASO 1: Elegir el curso más adecuado a tus fines
Este paso implica saber cuáles son tus objetivos. Hay empresas que buscan cursos de capacitación sólo para llenar horas porque, por ejemplo, obtienen algún beneficio impositivo con ello. Pero no te hablo de estos casos. Seguramente buscas alcanzar un objetivo específico:
• Preparar a un colaborador para promoverlo en el futuro.
• Aumentar la efectividad de ciertas tareas.
• Mejorar la comunicación interna.
• Generar una cultura de calidad y servicio.
• Formar a un colaborador que acaba de incorporarse.
• etc.
Una vez defines tu objetivo, busca el curso más adecuado para lograrlo. Un curso que busca generar cultura no tiene las mismas características que aquel que tiene por objetivo capacitar a una persona para realizar una tarea específica. Hay cursos diseñados para aprender, y cursos diseñados para hacer. Y también están los que combinan ambos!
PASO 2: Prepara el terreno
Muchas veces las capacitaciones no dan resultados porque caen en momentos inoportunos. Si tienen que terminar un trabajo importante para cierta fecha, y deben dejarlo para ir a capacitarse, probablemente su mente siga ocupada de su tarea urgente y no estén en condiciones de recibir algo nuevo. Entonces, buscar el momento oportuno, pero también el lugar, la modalidad, etc.
¡Atención aquí! El momento y el lugar perfecto no existen! Si buscas que todos estén dispuestos a capacitarse, no lo conseguirás nunca. Siempre deben dejar algo de lado. La clave es que estén comprometidos con el objetivo final que persigue la capacitación.
Cuando un colaborador conoce su plan de carrera y sabe que debe formarse para poder avanzar, aunque esa formación no sea urgente para él en un determinado momento, sabrá dejar de lado algunas tareas para concretarla.
PASO 3: Imparte el curso
Este es el paso más obvio, pero quisiera destacar algunos aspectos para que sea exitoso.
La modalidad del curso es importante, e incluso es deseable que no sea siempre la misma. Las personas aprenden de diferentes modos, cada uno según sus características personales. Algunos son más analíticos, otros más visuales, otros son pragmáticos… No se puede satisfacer a todos cada vez, pero sí alternar para que todos encuentren su lugar en el plan de capacitación.
También es importante tener instancias de realimentación. No sólo dar, dar, dar, sino verificar cómo se está recibiendo lo que se da.
Y por último, que no se trate de un curso aislado, sino que esté inserto en un plan, que no sólo implica capacitar, sino un acompañamiento integral para conseguir el objetivo deseado. Por ejemplo, no conseguirás desarrollar una cultura de servicio sólo capacitando. Los ejemplos son importantes, la reafirmación de los comportamientos, etc. Capacitar es sólo una parte.
PASO 4: La etapa post-capacitación
¿Qué sucede cuando el curso termina? ¿Volvemos todos a las tareas que habíamos dejado y nos zambullimos nuevamente en lo urgente?
Es necesario detenerse un momento. ¡Esto generalmente no se hace! También aquí el jefe tiene un rol importante para que la capacitación dé frutos.
Ese momento puede tener lugar en el mismo curso, como una instancia final, o bien al regresar. Es el momento de hacer una introspección para ver qué he aprendido de nuevo, qué aporte recibí, cuál es la idea principal y novedosa que antes de este curso no tenía.
Lee atentamente el siguiente párrafo (pertenece al libro Marketing y Gestión de Servicios, de C. Grönroos):
“Normalmente, a la gente que vuelve de un curso se les deja casi por completo solos. El supervisor no está demasiado interesado en lo que han aprendido y cómo utilizar las nuevas ideas y los conocimientos logrados. Los empleados, en el mejor de los casos, ponen en práctica, por sí solos, las nuevas ideas. Incluso, lo que es más frecuente, se dan cuenta de que todos, especialmente el jefe, no tienen interés alguno en lo que han aprendido. A veces, tienen la impresión de que el haber hecho el curso sólo les ha traído problemas, por ejemplo, con su propia capacidad profesional. Nadie parece prestar atención a los efectos positivos del curso. En tales situaciones, cualquier idea nueva y los efectos de las actitudes favorables se desvanecen con facilidad.”
Me ha ocurrido en una empresa en la que dicté un curso, en el cual surgió una idea muy simple de ejecutar (¡consistía en dar vuelta un escritorio!), y que tendría un impacto directo en el servicio al cliente, ya que ese escritorio es el de la primera persona que recibe a los clientes al llegar al local. Los participantes propusieron este cambio durante el curso, y analizaron que todos lo habían visto como una necesidad, pero por falta de decisión no se había implementado.
Un par de semanas después volví a la empresa, y vi que todo estaba como antes. Entonces me pregunto: ¿esa falta de decisión, se sustenta en que a nadie le interesa ver frutos del curso recibido? ¿Qué hubiera sucedido si, al finalizar el curso, el jefe de los participantes los hubiera reunido para preguntarles qué sugerencias podían hacerle a partir de lo aprendido en la capacitación?
Claramente esta propuesta hubiera salido a la luz, y dado que difícilmente haya motivos para oponerse a tan evidente beneficio con un cambio tan sencillo, se hubiera ejecutado.
Es que la capacitación se ha transformado en esas actividades a las que nadie dice oponerse (porque en el mundo de hoy suena arcaico), pero que muy pocos en realidad confían en que de allí puede surgir un cambio real de actitudes y de acciones.
Pero también es cierto que esta actividad se realiza muchas veces disociada de las tareas cotidianas, y se la acompaña muy poco con otras acciones. Un curso no provocará absolutamente nada a largo plazo por sí solo.
Un curso o un programa de capacitación es una semilla que se coloca en la tierra, pero si después no se riega con frecuencia, esa planta no podrá sobrevivir.
Y tú, ¿con qué acciones acompañas la capacitación de tus empleados? Te hago la siguiente propuesta:
• Al final de cada curso que reciban tus empleados, planifica una reunión de su superior con ellos, de, al menos, una hora.
• En esa reunión deberán exponer los principales conceptos aprendidos en el curso.
• También deberán realizar una propuesta de implementación inmediata, y una de mediano-largo plazo.
• La primera propuesta debe incluir acciones concretas, responsables y plazos.
• Tú, como cabeza de la organización, deberás recibir un informe de esa reunión, para verificar lo actuado, y al cabo de cada plazo previsto, podrás verificar su implementación.
Si realizan esto, es imposible que de cada curso no surjan ideas, acciones, y así también se motivará a los empleados a aplicar lo aprendido y por el hecho de ver frutos de su propia iniciativa.
PASO 5: Implementación inmediata
Si se ha cumplido el paso anterior, está todo listo para transferir los nuevos conocimientos a las tareas. ¡Es lo que has estado buscando!
El secreto aquí es que haya una implementación inmediata. No podrás cambiar todo lo que el curso te sugirió en un momento, pero sí puedes hacer un cambio ya, aunque sea pequeño. Es un paso importante, porque marca un inicio de cambio. Debe ser algo concreto, visible, irrefutable.
Este artículo está basado en la publicación realizada por Mariana Pizzo: “5 pasos para transformar capacitaciones en resultados”.
Para más información realizar nuestro curso “Como gerenciar el conocimiento en su empresa”
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